.png)
На практике значительная часть времени уходит не на принятие решений, а на рутинную обработку информации. Мы разобрали процессы внутри своей команды, устранили узкие места и автоматизировали ключевые этапы с помощью ИИ. Это легло в основу нашего продукта – ИИ-ассистента для работы с тендерами.
Разберём, как именно устроена работа тендерного специалиста, где теряется больше всего времени и как это можно автоматизировать с помощью нашего решения.
Мониторинг площадок: часы на рутину
Рабочий день тендерного специалиста, как правило, начинается с поиска. Он проверяет несколько основных площадок, затем обращается к агрегаторам, однако не полагается на них полностью. Поэтому дополнительно заходит на каждую площадку вручную. Десятки закрытых площадок и сотни закрытых процедур не попадают в агрегаторы, поэтому нужно регулярно мониторить и отдельные площадки, не опираясь на агрегаторы. Закупки там появляются редко, но пропускать их нельзя. В результате специалист тратит несколько часов в день только на мониторинг.
Что делает ИИ-агент
Собирает тендеры с разных источников, включая закупки по 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческие процедуры, фильтрует их по заданным параметрам. Специалист получает только релевантные заявки и сразу переходит к принятию решений.
Анализ документации: ключевое узкое место
После поиска специалист изучает документацию каждого тендера, которая часто занимает десятки и даже иногда сотни страниц. Он выделяет состав работ, сроки, требования, ограничения, оценивает риски. На этом этапе принимается решение — участвовать или нет. Один тендер может занимать от десятков минут до нескольких часов.
Что делает ИИ-ассистент
Анализирует документацию целиком, фильтрует по заданным параметрам и формирует структурированную выжимку. Специалист сразу видит подходящие тендеры, что именно для них требуется, какие есть риски и стоит ли заходить в тендер.
Квалификация: дублирование анализа
Дальше подключается менеджер по продажам. Он повторно изучает тендер, чтобы принять решение о работе. Фактически команда дважды тратит время на один и тот же процесс.
Что делает ИИ-ассистент
Формирует структурированное описание тендера и добавляет скоринг: вероятность выигрыша, конкурентную среду, риски. Отдел продаж работает с готовой аналитикой, а не с сырыми документами.
Подготовка КП: ограничение по скорости
Коммерческое предложение (КП) в тендерах редко бывает типовым. В одном случае нужно строго следовать форме заказчика, в другом — подробно описывать подход. Техническое задание в некоторых отраслях может занимать сотни страниц, и КП приходится собирать практически с нуля. Это перегружает работу команды и ограничивает количество заявок.
Что делает ИИ-ассистент
Генерирует техническое предложение на основе требований и прошлых проектов компании. Команда получает практически готовое коммерческое предложение, в которое может внести правки при необходимости.
Сбор документов: зависимость от внутренних процессов
Для подачи заявки требуется большой пакет документов: юридические, бухгалтерские, подтверждение опыта. Эти данные приходят из разных подразделений — бухгалтерии, HR, юристов. Как правило, бОльшая часть документов уже подготовлена, но время от времени их нужно проверять и актуализировать.
Что делает ИИ-ассистент
ИИ-агент проверяет комплектность и указывает, каких документов не хватает. Это снижает риск отклонений.
Подбор команды и резюме: специфика ИТ
В ИТ-проектах, особенно в аутстаффинге, заказчик оценивает не только компанию, но и конкретных специалистов. Поэтому в заявку включают резюме, дипломы, сертификаты. Проблема в том, что резюме часто устаревают и не соответствуют требованиям конкретного тендера. Их приходится срочно переписывать.
Что делает ИИ-ассистент
Сопоставляет требования тендера с резюме, выявляет пробелы и обновляет профиль специалиста под конкретную заявку. Этот этап характерен для ИТ и аутстаффинга. В других отраслях могут быть другие типы подтверждений, но логика остаётся той же — адаптация заявки под требования заказчика.
Подача заявки: формальные ошибки
Даже после подготовки всех материалов остаётся риск отклонения заявки. Часто причина — формальные ошибки: неполный комплект документов, некорректные формы, технические неточности.
Что делает ИИ-ассистент
Снижает риск ошибок: помогает автозаполнять формы и проверяет комплектность заявки перед подачей.
Аналитика тендеров: от ручного учёта к управляемой воронке
В большинстве компаний тендерная аналитика остаётся на уровне Excel. Данные разрознены, выводы делаются вручную, закономерности не фиксируются. В результате компания не управляет процессом, а реагирует на результат.
Что делает ИИ-ассистент
Ведёт воронку, считает конверсии и показывает, где именно компания теряет заявки и где выигрывает.
Заключение
Мы не строили теоретическую модель и не пытались «угадать», где лежат точки роста. Мы разобрали реальные процессы наших тендерных специалистов, выявили узкие места и последовательно автоматизировали их внутри своей команды.
С помощью ИИ-агента подготовка заявки сокращается с полного рабочего дня до одного часа. Команда подаёт в несколько раз больше заявок без увеличения штата. Новый сотрудник выходит на продуктивность за неделю, потому что работает внутри выстроенного процесса, а не в ручном режиме.
Пока процессы остаются ручными, компания ограничивает себя в скорости и количестве возможностей. Когда появляется системная автоматизация, тендерная работа начинает масштабироваться вместе с бизнесом.
.png)
