В статье руководитель направления аутстаффинга, Дарья Токть, рассказывает, что делает агент, сколько времени высвободилось и где по-прежнему нужен человек.
Что было до: как мы подбирали тендеры без ИИ
Входящий поток приглашений к участию тендерах выглядел так: на отдельную почту приходило огромное количество оповещений с 15 площадок, среди них:
- Крупные ЭТП (электронные торговые площадки). С них идёт большой поток писем, например, на одной из площадок мы подписаны на 50 компаний-заказчиков.
- Агрегаторы. Такие сервисы собирают объявления с десятков ЭТП и присылают подборку по заданным критериям. Только от одного агрегатора приходит от 80 до 120 новых закупок ежедневно.
- Собственные порталы заказчиков. Промышленные холдинги и крупные компании публикуют закупки у себя и рассылают подписчикам письма о каждой новой процедуре.
Каждая площадка позволяет настроить фильтры закупок по категориям и ключевым словам. Однако это формальные признаки, каждое из приглашений все равно должен был оценить человек.
На разбор такой почты уходило около двух часов ежедневно: специалист оценивал заказчика и сумму по каждой процедуре. Далее переходил на сайт площадки, скачивал документацию и только после этого понимал: подходит процедура или нет. И так десятки раз подряд.
Цена ручного разбора тендерных процедур:
- От 1,5 до 2 часов рабочего дня сотрудника коммерческого отдела.
- К концу второй сотни писем глаз замыливается, теряются важные письма. Это особенно критично для тендеров с коротким сроком подачи.
- Одна и та же закупка приходит с разных площадок, специалист разбирает её несколько раз.
ИИ-агент для подбора и анализа тендеров
Чтобы не разбирать почту руками, мы автоматизировали это с помощью ИИ-агента. Специалист просто нажимает кнопку «Разобрать почту» и получает уже обработанный список. Что делает агент:
- Разбирает уведомления с тендерной почты;
- Убирает дубликаты;
- Проверяет по критериям, которые мы задали: профили услуг, минимальную сумму, коды ОКПД2, разрешающие и запрещающие ключевые слова;
- Сортирует закупки в два списка: «рекомендовано квалифицировать» или «рекомендовано отклонить»;
- Выставляет каждой процедуре уровень уверенности в процентах. Так, сотрудник может отсекать процедуры ниже заданного порога (например, не ниже 85%).
Также в интерфейс добавили:
- Фильтр по площадкам, который показывает, сколько процедур пришло с каждой площадки, сколько из них рекомендовано к квалификации и сколько отклонено;
- Статистика по конверсиям первичной квалификации в разрезе площадок: для понимания, с каких площадок больше всего приходит релевантных закупок.
При этом агент дообучается, запоминая каждое решение специалиста. В первые недели сотрудник проходился и по списку на отклонение для точности прогнозов в будущих закупках.
Например, по запросам на аутстаффинг агент вычленяет именно IT-специалистов и отсеивает всё, что не относится к нашему профилю, хотя формально слово в названии закупки совпадает.
Дальше квалифицированный тендер нужно завести в работу: создать папку по тендеру, назначить ответственного, написать в рабочий чатга, создать сделку в CRM и пр. Ранее на это уходило до 15 минут. Теперь – только нажать кнопку «Квалифицировать», и агент сам:
- Пишет сообщение в рабочий чат, указывая заказчика, направление, ссылку на процедуру на площадке, срок подачи;
- Заводит карточку в CRM, привязывая ее к клиенту и добавляя ссылки на процедуру и документацию. Если клиента нет, то создает нового;
- Создаёт папку по процедуре, называя по единому шаблону;
- Назначает ответственного по направлению/
Почему решение собрал FDE, а не подрядчик на удалёнке
Forward Deployed Engineer (FDE) – это ИИ-инженер, работающий внутри отдела. Он разбирает процесс на месте, в реальной работе сотрудников, и сам создает решение под конкретную задачу. Мы применяем этот подход у себя и его же предлагаем клиентам. Так, мы автоматизировали работу нашей финансовой службы, писали об этом в отдельной статье: «ИИ для финансово-экономической службы».
В тендерном проекте работа шла так:
- Руководитель направления наглядно показала инженеру весь процесс: с каких площадок собираем тендеры, по каким признакам отсеиваем закупку, кто отвечает за какое направление и т.д.;
- Инженер получил доступ к тендерной почте, CRM и корпоративному диску;
- Инженер итерационно собирал агента, сотрудники тестировали, инженер вносил правки. Встречались по несколько раз в неделю и проходили по всему функционалу.
Результаты в цифрах
- Ежедневный разбор почты: 1,5–2 часа → 10–15 минут;
- Разбор накопившихся закупок: около 250 активных процедур за полчаса;
- Постановка тендера в работу: ~10 минут ручных операций → один клик;
- Нет пропущенных процедур
«Разбор почты перестал быть отдельной задачей на несколько часов. Но главное: мы перестали терять процедуры с коротким сроком подачи, которые иногда терялись в большом потоке писем. Анализ тендеров – это одна из первых тестовых задач, продолжаем автоматизировать другие участки», — руководитель направления аутстаффинга Napoleon IT, Дарья Токть.
Как получить такое же решение для своего отдела
Аналогичное решение для анализа тендеров подходит коммерческим или тендерным отделам, отделам закупок, однако в каждой команде своя специфика. Чтобы агент максимально точно анализировал тендеры, инженеру нужно подробно изучить процессы конкретной команды. Поэтому важно, чтобы инженер садился за один стол со специалистом.
FDE-специалисты Napoleon IT приезжают к клиенту, разбирают процессы вместе с сотрудниками, настраивают доступы и интеграции и собирают агентов под требования заказчика. Если хотите участвовать в большем числе закупок без расширения штата, расскажите про свой процесс, разберем, что можно автоматизировать с помощью ИИ.
.png)